Mudar de Escritório poderá ser uma tarefa gigantesca, para a minimizar você vai necessitar de profissionais que estão habituados a executá-las todos os dias.
Desde a mudança do seu posto de trabalho, até aos grandes escritórios com 1000 ou 2000 postos de trabalho, a Urbanos oferece consultadoria técnica gratuíta,
contacte-nos!
Desde o simples aconselhamento até à mudança completa, tudo podemos fazer por si! Para o ajudar a mudar, a Urbanos organizou o seguinte checklist:
CHECKLIST
8 a 12 semanas antes da mudança
1. Faça um inventário. Decida o que vai ou não mudar.
2. Solicite o orçamento para a mudança do seu escritório, contacte-nos!
A Urbanos coloca ao seu dispôr técnicos especializados, para o ajudar a encontrar a solução para a sua mudança, desde a desmontagem/montagem de mobiliário, estanteria, embalagem/desembalagem de arquivos, ligar e desligar os equipamentos informáticos, etc...
3. Decida o que vai fazer com os bens que não pretende mudar. Doe-as a organizações de caridade, mas também pode armazenar, a Urbanos dispôe de um serviço Self Storage- logo self storage, contacte-nos!
4. O seu escritório novo pode não comportar a totalidade dos arquivos, contacte a Urbanos, temos as mais avançadas soluções de Gestão de arquivos, e digitalização através da Safebox – logo da empresa
5. O seu novo escritório pode não comportar o seu armazém, contacte a Urbanos, fornecemos as mais avançadas soluções de outsorcing através do nosso departamento de logística .
6. Todos os materiais de embalagem que necessita para a sua mudança;
- Caixas de duplo cartão canelado;
- Fita autoadesiva;
- Etiquetas identificadoras;
- Bubble para proteção dos equipamentos informáticos;
- Caixas em madeira, à medida de cada objecto se necessário;
a Urbanos coloca-os à sua disposição, contacte-nos!
7. Prepare uma planta das novas instalações com a localização dos postos de trabalho, armários, copa, e salas de reuniões. Verifique a localização e conteúdo a arrecadações.
8. Se necessário a Urbanos coloca à sua disposição, os arquitectos e projectistas necessários à elaboração da sua planta, para o seu novo escritório. Contacte-nos!
9. Verifique os contratos de manutenção de:
- Fotocopiadoras;
- Faxes;
- Centro informático;
- Máquinas de vending:
- Flores existentes nas instalações;
- Central telefónica;
- Segurança das instalações;
- Limpeza das instalações;
10. Informe com antecedência o condomínio que vai mudar de escritório;
11. A decisão do dia da mudança, é importante para que possa decidir sobre:
- data de informação aos clientes e fornecedores da nova morada, e renegociação de todos os contratos de manutenção.
A Urbanos fornece soluções de mudança de 700 Postos de trabalho em 24 horas.
Para o dia da mudança não esquecer de:
1. Todas as chaves do edifício deverão estar à disposição do responsável pela mudança.
2. As obras nas novas instalações devarão estar terminadas;
3. A Limpeza das novas instalações deverá estar terminada,
4. Os testes de rede informática, central telefónica devem estar programados;
5. Os contractos de manutenção e correspondência redirecionados;
6. Criar equipa de mudança, mínimo de colaboradores para auxiliar a coordenação do processo.
No dia da mudança:
1. Todas as secretárias devem estar vazias;
2. Os armários deverão estar vazios. A chave dos armários e arquivadores deverá estar colocada com fita no exterior do armário .
3. Os blocos rodados devem estar vazios.
4. Todas as estantes deveram estar vazias.
5. Todo o recheio de secretárias, blocos, armários deverá estar em caixas próprias para o efeito.
7. Todos os cestos de lixo deverão estar limpos. Para itens a destruir, a Urbanos coloca à sua diposição contentores próprios para o efeito. Contacte-nos!
8. Todos os equipamentos informáticos devem estar desligados da alimentação. Nunca colocar os equipamentos em caixas. Os técnicos da Urbanos procedem ao respectivo acondicionamento.
9. Computadores portáteis, regra geral cada funcionário é responsável pelo seu transporte.
10. Ao sair do escritório antigo dê uma ultima volta, em conjunto com o Leader de equipa da Urbanos, para que não se esqueça de:
- Verificar se deixou as janelas fechadas;
- Os armários vazios;
- A Arrecadação vazia;
- A Iluminação desligada;
- Ar condicionado desligado, se aplicável;
- As torneiras de WC devidamente fechadas;
- Autorização para que técnico ou entidade volte ao local, a fim de efectuar tarefa pendente;
- Trancar a porta;
- E, se deixou mobílias ou outros itens para o novo proprietário, verifique se tudo está como combinado.
Caso esteja a ler este texto, e não tenha tempo para proceder a este check list, a Urbanos também pensou em si, de imediato pode contactar-nos pois temos um serviço Self-Removal, à sua disposição.
Viaturas, meios humanos, kits de materias de embalagem, o cliente decide, contacte-nos, temos a solução !
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